Firma Elettronica

Panoramica

Nel contesto dell'intermediazione assicurativa, la digitalizzazione dei processi documentali è regolata dal Regolamento UE n. 910/2014 (eIDAS) e dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD). Su Brokero sono disponibili due tipologie di firma elettronica con livelli di sicurezza e valore probatorio differenti.

Firma Elettronica Semplice (FES)

È la forma più comune e immediata di firma digitale. Si basa su dati in forma elettronica allegati o connessi ad altri dati elettronici (ad esempio, una spunta su una casella o l'inserimento di un codice OTP ricevuto via SMS senza una preventiva identificazione certa del firmatario).

Valore legale: è liberamente valutabile in giudizio. In caso di contestazione, spetta all'intermediario dimostrare che la firma è stata effettivamente apposta dal cliente.

Utilizzo consigliato: documentazione precontrattuale informativa (es. DIP e DIP Aggiuntivo), consensi marketing o comunicazioni non vincolanti.

Firma Elettronica Avanzata (FEA)

La FEA garantisce una sicurezza superiore poiché deve soddisfare requisiti tecnici stringenti: l'identificazione certa del firmatario, il controllo esclusivo del firmatario sul sistema di firma e l'immodificabilità del documento dopo la sottoscrizione.

Valore legale: ha l'efficacia prevista dall'art. 2702 del Codice Civile (scrittura privata). In caso di contestazione, l'onere della prova è invertito: è il cliente a dover dimostrare che quella firma non è sua, rendendo il documento molto più solido in sede giudiziaria.

Utilizzo consigliato: sottoscrizione di polizze, mandati di brokeraggio, moduli di adeguatezza e tutta la documentazione che comporta l'assunzione di obblighi contrattuali o il trasferimento di fondi.

La FEA su Brokero è disponibile tramite OTP via SMS o autenticazione SPID ed è integrata sia nelle istruttorie (raccolta dati) che nei preventivi.

Confronto FES e FEA

Caratteristica	Firma Elettronica Semplice (FES)	Firma Elettronica Avanzata (FEA)
Identificazione	Da provare	Certa e verificata
Efficacia Probatoria	Valutata dal giudice caso per caso	Equiparata alla firma autografa (art. 2702 CC)
Onere della Prova	A carico dell'Intermediario	A carico del Firmatario (Cliente)

FES o FEA si sceglie a ogni invio, nel dialogo d'invio del preventivo o della polizza: nessuna delle due è già selezionata, e si va avanti solo dopo averne scelta una. A ognuna delle due modalità corrisponde un differente grado di valore giuridico, una differente modalità di firma e un costo diverso.

Prerequisiti

Il servizio di firma non si configura: lo collega Brokero, e nelle Impostazioni non c'è una tab per la firma. A ogni invio servono i crediti firma e i dati del cliente, a cominciare dai codici fiscali. Il credito si scala una volta per ogni firma, quando il cliente ha firmato, FES o FEA come scelto all'invio, anche se l'esito arriva a Brokero più di una volta. Un collaboratore del team manda in firma solo con il permesso Inviare documenti in firma (Permessi).

Codici fiscali del cliente

Per avviare una firma elettronica, FEA o FES, il cliente deve avere in anagrafica un codice fiscale valido. Per un'azienda conta quello personale del legale rappresentante, di 16 caratteri: firma lui, e il servizio di firma riceve il suo codice fiscale. Le 11 cifre non bastano. Il codice fiscale e la partita IVA dell'azienda non servono alla firma.

Se un codice manca o non è valido, la firma non parte e il messaggio dice quale: si aggiorna il cliente e si avvia di nuovo la firma. Vale per la raccolta dati, per il preventivo e per la polizza in Amministrazione, dove il riquadro Firma elettronica lo segnala già prima dell'invio.

Il link con PIN di Genera Link, con la firma a clic o disegnata, non chiede codici fiscali: si manda anche a un cliente di cui si conosce solo il nome, per esempio per fargli compilare il questionario.

Ciclo di vita del dossier

Ogni processo di firma crea un dossier che attraversa diversi stati:

Bozza → Creato → Notificato → In firma → Firmato
  → Generazione PDF → PDF Caricato → PDF Inviato → Completato

Stato	Descrizione
Bozza	Dossier creato, non ancora inviato al servizio
Creato	Dossier registrato nel servizio FEA
Notificato	Il cliente è stato avvisato via SMS o email
In firma	Il cliente sta eseguendo la procedura di firma
Firmato	Il cliente ha completato la firma
Generazione PDF	Il servizio sta generando il documento firmato
PDF caricato	Il documento firmato è stato generato
PDF inviato	Il documento firmato è stato inviato al cliente
Completato	Processo concluso con successo
Errore	Si è verificato un problema (può accadere in qualsiasi fase)

Raccolta dati — Documenti firmati

Durante il flusso documenti dell'istruttoria, la FEA viene utilizzata per firmare:

• Informativa privacy
• Consenso telematici
• Mandato di brokeraggio
• Questionario assuntivo

Il sistema crea automaticamente un dossier, registra il cliente come destinatario e gestisce l'intero flusso di firma. Il documento firmato viene salvato e reso disponibile per il download dalla scheda dell'istruttoria.

Preventivo — Firma del documento

Nella firma del preventivo, FEA o FES, il cliente firma un documento solo: in testa i documenti che Brokero genera, con la firma dove la mettono i loro modelli, poi gli allegati PDF scelti all'invio, ciascuno con i suoi punti di firma.

Anche in questo caso, il sistema gestisce automaticamente il dossier, la notifica al cliente e il salvataggio del documento firmato.

Polizza: documenti firmati dall'Amministrazione

Dalla scheda della polizza in Amministrazione si caricano i PDF del contratto, si sceglie quali far firmare e dove, e si mandano al contraente in firma, FEA o FES, con gli stessi crediti del front; il cliente riceve dal broker un link e un PIN e firma su una pagina di Brokero; il dossier segue lo stesso ciclo di vita descritto sopra e il documento firmato si scarica dalla riga dell'invio nella scheda. Vedi Polizze dell'Amministrazione.

Il confine fra CRM e Amministrazione è il preventivo. Dal CRM si fa firmare quello che arriva fino al preventivo: i documenti generati e gli allegati che lo accompagnano, come il set informativo, il DIP o il preventivo della compagnia. La polizza e i documenti che vengono dopo si fanno firmare dall'Amministrazione, dal riquadro Firma elettronica della scheda polizza.

Dove firma il cliente

Nel preventivo e nella polizza, dopo la scelta fra FEA e FES il dialogo d'invio passa a Cosa vuoi far firmare, la lista dei documenti che partono in firma. Nel preventivo in cima ci sono i documenti generati: sono già inclusi e da qui non si tolgono. Gli allegati PDF sono già spuntati: si toglie la spunta a quelli che il cliente non deve firmare. Si firmano solo PDF, e un allegato di altro tipo compare spento con «Non si può firmare: non è un PDF». Sotto il nome di ogni allegato si legge dove firma il cliente: «Firma a fine documento», «Firma in 2 punti», oppure «Escluso dalla firma».

Posiziona firma, accanto a ogni allegato spuntato, apre l'anteprima del PDF con le pagine una sotto l'altra. Un clic su una pagina mette un timbro con l'angolo in alto a sinistra nel punto cliccato; Aggiungi firma, sopra ogni pagina, ne mette uno in fondo a quella pagina. Il timbro disegnato ha le misure di quello che il servizio di firma stampa sul PDF firmato e non esce mai dalla pagina: cliccando vicino al bordo resta dentro. Porta il numero della firma, «Firmato con otpservice.io» e il nome del firmatario.

Si sposta trascinandolo, o con le frecce della tastiera a passi dell'1% della pagina, del 5% con Maiusc. Si toglie con la X nell'angolo o con Canc. Trascinato, un timbro resta sulla sua pagina: per portarlo su un'altra si toglie e si clicca là. Le firme possono essere più d'una, anche su pagine diverse, fino a 20 per documento. In fondo alla finestra il conteggio dice quante sono e dove, per esempio «2 punti alle pagine 1 e 3». Conferma salva i punti, Annulla chiude senza cambiarli; un clic fuori dalla finestra non la chiude, così i timbri messi non si perdono.

Un PDF senza punti prende la firma in fondo alla sua ultima pagina, e la regola vale per ogni PDF: tre allegati senza punti sono tre firme, una in fondo a ciascuno. Senza timbri l'anteprima lo ricorda con «Senza punti la firma va in fondo all'ultima pagina.» I documenti che Brokero genera nel preventivo non passano dall'anteprima: la firma la mettono i loro modelli.

Nel timbro c'è il nome che il servizio di firma riceve. Per una società è il legale rappresentante, perché è lui che firma; senza legale rappresentante in anagrafica compare la ragione sociale.

Un PDF protetto da password non si firma: la firma va in errore con un messaggio che nomina il file e dice di salvarne una copia senza protezione, per esempio con Stampa > Salva come PDF, e di ricaricarla. Nella polizza il messaggio sta sulla riga dell'invio, con Riprova l'invio. Nel preventivo sta sotto lo stato «Errore» della card Firma Elettronica Avanzata, con Avvia FEA. Partita la firma, documenti e punti non si cambiano, salvo rifare un invio andato in errore.

Spunte, anteprima e punti stanno solo in questo passo dell'invio. Nelle liste degli allegati non ci sono comandi di firma, e chi non usa la firma elettronica non li vede.

Collegamento tra le fasi

Brokero mantiene un collegamento tra la firma dei documenti della raccolta dati e la firma del preventivo, garantendo la tracciabilità completa del processo per lo stesso cliente e preventivo.

Flusso OTP

Quando il cliente deve firmare con FEA OTP:

1. Il sistema crea il dossier nel servizio FEA
2. Il cliente viene registrato con i suoi dati (nome, codice fiscale, email, telefono)
3. Il cliente riceve un SMS con il codice OTP
4. Il cliente inserisce il codice nella pagina di firma
5. La firma viene applicata al documento
6. Il PDF firmato viene generato e salvato

Archiviazione documenti firmati

Tutti i documenti firmati con FEA vengono:

1. Generati dal servizio con le firme digitali applicate
2. Salvati in modo sicuro nel sistema
3. Collegati all'istruttoria o al preventivo di origine
4. Protetti da un codice di verifica dell'integrità

I documenti firmati sono disponibili per il download dalla scheda dell'istruttoria o del preventivo.

Errori

In caso di errore durante il processo:

• Il dossier viene segnato come in errore
• Il broker viene notificato
• È possibile riprovare creando un nuovo dossier
• Il dossier in errore rimane nel registro per tracciabilità