Flusso Documenti e PIN

Generazione link PIN

Dalla scheda dell'istruttoria in stato Bozza, clicca Genera link per creare:

• Un URL univoco per il cliente
• Un PIN a 6 cifre da comunicare al cliente

Il link e il PIN devono essere inviati al cliente (via email, WhatsApp o altro canale). Il cliente dovrà inserire il PIN per accedere alla pagina di raccolta documenti.

Flusso cliente

Il cliente accede al link, inserisce il PIN e procede attraverso i documenti configurati in ordine sequenziale:

PIN → Privacy → Telematici → Mandato → Questionario → Completato

I passaggi vengono mostrati solo se abilitati nella configurazione. L'ordine è fisso:

1. Privacy (GDPR)

• Visualizzazione dell'informativa privacy (dal template selezionato)
• Il cliente deve accettare per procedere
• Data e ora dell'accettazione vengono registrate automaticamente

2. Autorizzazione telematici

• Consenso all'utilizzo di email e strumenti digitali per le comunicazioni
• Data e ora dell'accettazione vengono registrate automaticamente

3. Mandato

• Visualizzazione del mandato di brokeraggio (dal template selezionato)
• Il cliente può firmare il documento
• Data e ora del completamento vengono registrate automaticamente

4. Questionario assuntivo

• Questionario dinamico basato sullo schema del rischio selezionato
• Il broker può pre-compilare le risposte prima dell'invio
• Le risposte del cliente vengono salvate automaticamente
• Se il questionario contiene richieste di documenti, il cliente carica i file in mezzo alle domande; quelle obbligatorie bloccano l'invio finché non hanno almeno un file
• Data e ora del completamento vengono registrate

Documenti allegati

Oltre ai documenti che genera Brokero puoi mettere nel pacchetto un documento tuo, per esempio condizioni particolari o una nota per il cliente. Il cliente lo apre dal link e lo accetta con una spunta, come privacy e mandato.

Nella scheda della raccolta la card Documenti elenca i documenti del pacchetto con il loro stato: la data in cui il cliente li ha completati, oppure In attesa. Il pulsante Allega documenti apre la finestra Carica Documento, la stessa del preventivo, con due campi:

• Seleziona File: il documento da allegare
• Nome Visualizzato: il nome con cui il cliente lo vede; se lo lasci vuoto resta il nome del file

Qui manca la scelta del tipo che c'è nel preventivo: gli allegati della raccolta sono sempre di tipo «Altro».

Gli allegati compaiono in fondo all'elenco della card, nell'ordine in cui li hai caricati, ciascuno con il pulsante per aprirlo e il suo stato: la data in cui il cliente l'ha accettato, oppure In attesa.

• Puoi allegare finché la raccolta non è completata o annullata, anche dopo aver mandato il link: se il cliente non ha ancora concluso, trova il documento nuovo prima di chiudere.
• Nel link il cliente vede ogni allegato accanto a privacy e mandato, lo apre e lo accetta con la sua spunta. La raccolta si completa solo quando ha spuntato tutti gli allegati.
• Con il link attivo un allegato non si toglie. Per toglierlo revoca il link: compare il cestino accanto al documento, e togliendolo il file viene cancellato. Eliminare la raccolta cancella anche i suoi allegati.
• Revocare o rigenerare il link azzera le spunte degli allegati: con il link nuovo il cliente li accetta di nuovo, come privacy e mandato.
• Segna Firmata Altrove non registra l'accettazione degli allegati: restano In attesa.

Gli allegati vanno dal tuo studio al cliente. I documenti richiesti dal questionario, descritti qui sotto, fanno il percorso opposto: li carica il cliente e arrivano a te. Le due cose restano separate anche nella scheda.

Documenti richiesti dal questionario

Se il questionario assuntivo contiene richieste di documenti, la card Risposte Questionario della scheda compare anche prima che il cliente risponda e mostra, sotto ogni richiesta, i file caricati con nome, data e ora di caricamento e chi li ha caricati («da cliente» o il nome dell'intermediario).

Da qui puoi:

• Caricare un documento tu stesso, con Carica documenti, sia nella finestra di precompilazione sia dopo che il cliente ha risposto, se un file arriva per email o di persona. Ogni caricamento viene salvato subito.
• Aprire un file con Apri e togliere un file con la X accanto al nome.
• Scaricare tutto con Scarica documenti: un unico zip con una cartella per richiesta. Prima compare una conferma che avverte che, una volta scaricati, i documenti non saranno più disponibili in Brokero. Dopo lo scarico restano i nomi dei file con la data di caricamento e la scritta «scaricato il …», ma i file non si aprono più.

Caricamento e rimozione richiedono il permesso di modifica sulla raccolta dati e si fermano quando la raccolta è annullata o firmata con FEA; lo scarico resta possibile anche dopo la firma. Il questionario già risposto dal cliente non blocca il caricamento.

Nel PDF del questionario compare l'elenco Documenti consegnati, con «non consegnato» sulle richieste rimaste senza file.

Progressione degli stati

Dalla scheda dell'istruttoria puoi monitorare a che punto è il cliente:

Progresso	Significato
In attesa	Link generato, il cliente non ha ancora iniziato
Privacy	Il cliente sta visualizzando/accettando la privacy
Telematici	Il cliente sta accettando i telematici
Mandato	Il cliente sta firmando il mandato
Questionario	Il cliente sta compilando il questionario
Completato	Tutti i documenti sono stati completati

Quando il cliente arriva a Completato, chi ha creato la raccolta dati riceve una notifica nella campana («nome del cliente ha completato la raccolta dati») che apre la scheda della raccolta. Arriva una volta sola, all'ultimo passo, anche con il canale in-app spento nelle preferenze; non arriva se sei tu a segnare la raccolta come firmata altrove.

FEA (Firma Elettronica Avanzata)

Se la FEA è abilitata, i documenti della raccolta dati vengono firmati con valore legale tramite un dossier FEA dedicato:

• Viene creato automaticamente un dossier di firma
• Il cliente viene registrato come destinatario nel servizio FEA
• Alla firma, il documento firmato viene salvato e reso disponibile per il download
• Vengono registrati un codice di verifica dell'integrità e la data e ora della firma

Il dossier FEA segue il suo ciclo di vita descritto nella guida FEA.

Collegamento al preventivo

Una volta completata la raccolta dati:

1. Vai su Preventivi → Nuovo Preventivo
2. Seleziona il cliente
3. Nella sezione Raccolta dati, seleziona l'istruttoria completata
4. I dati raccolti (questionario, documenti firmati) vengono importati automaticamente

Il preventivo mostra un banner blu con il riferimento all'istruttoria collegata e il conteggio dei documenti completati.