Archivio documenti

Dove stanno i documenti

L'archivio documenti tiene i file che servono nel tempo: la polizza firmata, la carta d'identità del cliente, le foto di un sinistro, il foglio con la flotta. Ha due posti:

• la scheda del cliente, riquadro Documenti, sia nel CRM sia in Amministrazione;
• la scheda della polizza in Amministrazione, riquadro Archivio documenti, fra Documentazione e Firma elettronica.

I documenti della polizza si vedono da ogni annualità della catena di rinnovo, a partire dalla più recente: chi apre la polizza di quest'anno trova anche quella dell'anno scorso. Un documento nuovo si aggancia all'annualità aperta, e quelli delle altre annualità dicono a quale appartengono.

Caricare, aprire, eliminare

Carica documenti accetta più file insieme e li carica uno alla volta, con lo stato di ciascuno. Si caricano PDF, immagini (JPG, PNG, HEIC), documenti Word ed Excel, fino a 15 MB per file. Un file che non si può caricare resta in elenco con il motivo; se il problema era la rete, Riprova lo rimanda.

Ogni documento mostra chi l'ha caricato, quando e quanto pesa. Apri lo apre in una scheda nuova, l'icona accanto lo scarica col suo nome, il cestino lo elimina dopo una conferma. Un documento eliminato non si recupera.

Chi vede che cosa

Nella scheda del cliente valgono le regole della scheda: chi vede il cliente vede i suoi documenti, chi può modificarlo li carica e li elimina. Un collaboratore lavora sui clienti suoi o assegnati a lui, e su quelli delle polizze di cui l'Amministrazione l'ha indicato come referente.

L'archivio della polizza segue l'Amministrazione: lo vede chi apre la scheda della polizza, cioè l'amministratore del team o il broker che lavora da solo. I documenti della polizza non compaiono nella scheda del cliente, e quelli del cliente non compaiono nella polizza.

Lo spazio

Ogni piano comprende 10 GB di archivio, per abbonamento: lo spazio è di chi paga e lo condividono tutte le sue utenze, quindi in un team contano anche i documenti caricati dai collaboratori.

Contano solo i documenti dell'archivio. Non occupano spazio i documenti richiesti nei questionari, che si cancellano allo scarico, né gli allegati e i documenti firmati della firma elettronica.

Lo spazio usato si legge in Impostazioni → Abbonamento e in fondo a ogni elenco di documenti. Quando è finito il caricamento si ferma. Per avere più spazio, contattaci per soluzioni su misura: staff@brokero.it.

Cancellare un cliente o una polizza

Un cliente con documenti in archivio non si cancella, come un cliente con preventivi o polizze: prima si eliminano i documenti.

Quando un comando sul contratto, per esempio un annullamento o una disdetta, toglie le annualità rimaste vuote, i loro documenti passano all'annualità su cui si è registrato il comando. Nessun file si perde.