Firma e PDF

Metodi di firma

Brokero supporta 4 metodi di firma per i preventivi:

Metodo	Descrizione	Valore legale
Semplice	Click su "Accetto e firmo"	Firma semplice
Disegnata	Firma autografa su schermo (touch o mouse)	Firma semplice
FEA OTP	Firma con codice OTP ricevuto via SMS	Firma Elettronica Avanzata
FEA SPID	Firma tramite autenticazione SPID	Firma Elettronica Avanzata

La firma elettronica non si configura nelle impostazioni: FEA o FES si sceglie a ogni invio (Cosa firma il cliente).

Cosa viene registrato alla firma

Quando il cliente firma, Brokero registra automaticamente:

• Metodo utilizzato per la firma
• Nome e email del firmatario
• Indirizzo IP del dispositivo
• Data e ora della firma
• Dati della firma (immagine della firma disegnata o token FEA)

Queste informazioni garantiscono la tracciabilità e la validità legale della firma.

Stato della firma

Il progresso della firma nella Fase 2 viene mostrato nella scheda del preventivo:

Stato	Descrizione
In attesa	Il cliente non ha ancora aperto il link
Visualizzato	Il cliente ha aperto e visto il preventivo
Firmato	Il cliente ha completato la firma
Scaduto	Il tempo è scaduto senza firma

Dossier FEA

Se la FEA è abilitata, il preventivo utilizza un dossier di firma dedicato. Il dossier gestisce automaticamente la notifica al cliente, la raccolta della firma OTP e la generazione del documento firmato.

Il dossier attraversa il ciclo di vita completo descritto nella guida FEA.

Al termine del processo, il documento firmato viene salvato automaticamente e reso disponibile per il download dalla scheda del preventivo.

Cosa firma il cliente

La firma elettronica parte da Invia nella scheda del preventivo: si sceglie Con firma elettronica, poi FEA o FES, e Continua porta a Cosa vuoi far firmare. Nessuna delle due firme è già selezionata: Continua si accende dopo la scelta. Su un preventivo già inviato Avvia FEA apre lo stesso dialogo, direttamente dalla scelta fra FEA e FES.

Con i documenti in due fasi separate la card Firma Elettronica Avanzata ha Avvia firma Fase 1, quando i documenti della Fase 1 sono completati, e Avvia firma Fase 2, sul preventivo inviato. Ognuno apre la stessa scelta fra FEA e FES, senza una già selezionata: la firma della fase parte con Avvia firma, che si accende dopo la scelta e controlla i crediti di quel tipo. Se non bastano compare la ricarica.

Un collaboratore del team manda in firma solo con il permesso Inviare documenti in firma (Permessi): senza, Con firma elettronica, Avvia FEA e Avvia firma sono spenti e dicono di chiederlo all'amministratore. Senza firma elettronica resta, salvo il preventivo di sole rate che raccoglie privacy o mandato non ancora dati dal cliente (sotto).

Per avviare la firma, FEA o FES, il cliente deve avere un codice fiscale valido; per un'azienda serve quello personale del legale rappresentante. Se un codice manca o non è valido la firma non parte, e il messaggio dice quale aggiornare nella scheda del cliente (Codici fiscali del cliente). Genera Link non li chiede.

Il dialogo d'invio controlla i codici prima di tutto il resto: se non bastano, al posto della scelta fra FEA e FES mostra che cosa manca e Aggiorna il cliente, che apre la sua scheda. Il preventivo resta com'era e non diventa Inviato senza che al cliente sia partito niente. Senza firma elettronica si invia come sempre, salvo il preventivo di sole rate che raccoglie privacy o mandato non ancora dati dal cliente.

In cima ci sono i Documenti del preventivo generati da Brokero, con «Firma automatica». Sono già inclusi e da qui non si tolgono: quali entrano lo decide la card Documenti, e la firma la mettono i loro modelli. Sotto ci sono gli Allegati. I PDF sono già spuntati, e si toglie la spunta a quelli da non far firmare; un allegato che non è un PDF compare spento, con «Non si può firmare: non è un PDF». Posiziona firma apre l'anteprima del PDF, dove si sceglie in quali punti firma il cliente. Senza punti la firma va in fondo all'ultima pagina di quel PDF (come si mettono i punti).

Il cliente firma un documento solo: prima i documenti generati, poi gli allegati spuntati, nell'ordine che hanno nella card Documenti. Gli allegati senza spunta non entrano. Partita la firma, documenti e punti non si cambiano, salvo rifare un invio andato in errore.

Se la firma non parte, per esempio per un allegato PDF protetto da password, la card Firma Elettronica Avanzata mostra lo stato «Errore» e sotto il messaggio con il motivo. Avvia FEA riapre il dialogo dalla scelta fra FEA e FES, con i documenti e i punti dell'invio andato in errore: si toglie la spunta al PDF protetto, oppure lo si sostituisce nella card Documenti con una copia senza protezione, e si invia di nuovo.

I documenti che vengono dopo il preventivo, a cominciare dalla polizza, si fanno firmare dall'Amministrazione.

I preventivi fatti solo di rate

Un preventivo in cui ogni prodotto è un rateo (Rateo semestre, Rateo quadrimestre, Rateo trimestre) o un'Annualità di polizza pluriennale chiede titoli che il cliente deve già per polizze firmate in passato: non è una proposta da accettare. Per questo:

• Invia offre solo Senza firma elettronica, e il dialogo dice perché. Nella card Firma Elettronica Avanzata, Avvia FEA e Avvia firma sono spenti e sotto c'è lo stesso motivo.
• Quando fra i documenti della card Documenti c'è l'Informativa Privacy o il Mandato di Brokeraggio e il cliente non ha ancora dato quel consenso, la firma è obbligatoria: si stanno raccogliendo i consensi. Invia offre solo Con firma elettronica, e il dialogo dice perché; senza il permesso Inviare documenti in firma il preventivo non parte finché l'amministratore non lo concede. La card propone questi documenti come sempre, quando il consenso manca.
• Il MUP non compare nella card Documenti e non entra in nessun PDF del preventivo, né in quello che il cliente apre dal link né in quello mandato in firma, nemmeno quando la firma torna per i consensi.
• Non c'è scadenza: il wizard non ha Validità (giorni), il preventivo non passa mai a Scaduto e il PDF non stampa la riga «Scadenza».

La regola guarda i prodotti che il preventivo ha in quel momento. Se nella modifica aggiungi un prodotto con Nuova Polizza o Rinnovo polizza, il preventivo torna alle regole di sempre: firma, MUP e scadenza compresi.

Generazione PDF

Ogni preventivo può essere esportato in formato PDF professionale. Il PDF include:

• Intestazione con logo del broker e schema colori personalizzato
• Dati cliente completi
• Dettaglio prodotti — Per ogni prodotto: compagnia, settore, rischio, coperture
• Riepilogo premi — Premio netto, imposte, onorario, totale per prodotto e complessivo
• Metodi di pagamento selezionati con eventuali note
• Informativa precontrattuale (MUP), salvo nei preventivi fatti solo di rate
• Allegati — Documenti firmati nella Fase 1

La data di scadenza in testa al preventivo c'è solo quando il preventivo ne ha una.

Allegati

Il preventivo può avere allegati aggiuntivi. Ogni allegato mostra il nome del file, il tipo di documento (privacy, mandato, altro) e la data di caricamento.

Nella lista degli allegati non ci sono comandi di firma. La spunta di un allegato nella card Documenti decide se entra nel PDF e nella vista del cliente, non se si firma: quali allegati PDF far firmare, e dove, si sceglie solo nell'invio con firma elettronica (Cosa firma il cliente).

Transizioni di stato

Il preventivo cambia stato secondo questo flusso:

Bozza → Inviato → Firmato

• Bozza → Inviato: Quando viene generato il link Fase 2 e condiviso con il cliente
• Inviato → Firmato: Quando il cliente completa la firma (qualsiasi metodo)