Modalità Operative Firme Elettroniche

Panoramica

Brokero supporta quattro modalità operative di firma elettronica, distribuite sui due livelli giuridici previsti dal Regolamento UE n. 910/2014 (eIDAS) e dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD): Firma Elettronica Semplice (FES) e Firma Elettronica Avanzata (FEA).

Questa pagina descrive la procedura operativa di ciascuna modalità, sia lato broker che lato cliente. Per le differenze legali e probatorie fra FES e FEA consulta la guida Firma Elettronica.

Modalità	Tipo	Identificazione	Valore legale
FES — click "Accetto"	Firma semplice	Email + PIN	Liberamente valutabile
Firma disegnata	Firma semplice	Email + PIN	Liberamente valutabile
FEA — OTP via SMS	Firma avanzata	Documento + selfie + OTP	Scrittura privata (art. 2702 CC)
FEA — SPID	Firma avanzata	Autenticazione SPID	Scrittura privata (art. 2702 CC)

Prerequisiti

Il servizio di firma non si configura: lo collega Brokero, e nelle Impostazioni non c'è una tab per la firma. FES o FEA si sceglie a ogni invio con firma elettronica, nel dialogo d'invio del preventivo o della polizza, dove nessuna delle due è già selezionata.

Modalità 1 — Firma Elettronica Semplice (click "Accetto")

La forma più rapida di firma: il cliente esprime consenso cliccando un pulsante dopo aver letto il documento.

Lato broker:

1. Crea il preventivo e configura i documenti della Fase 1
2. Dalla scheda preventivo clicca Genera Link per ottenere URL + PIN a 6 cifre
3. Invia link e PIN al cliente tramite due canali separati (es. link via email, PIN via WhatsApp o SMS)

Il link non chiede il codice fiscale del cliente: si manda anche a chi in anagrafica ha solo il nome.

Lato cliente:

1. Apre il link dall'email
2. Inserisce il PIN ricevuto separatamente
3. Scorre il documento (privacy, mandato, preventivo, ecc.)
4. Clicca sul pulsante Accetto e firmo
5. Brokero registra automaticamente firma, IP, data e ora

Utilizzo consigliato: informativa privacy, consensi marketing, autorizzazione telematici e documentazione precontrattuale non vincolante.

Modalità 2 — Firma disegnata

Segue lo stesso flusso della FES con click, ma il cliente traccia la propria firma autografa con dito o mouse. Rispetto al semplice click, aumenta la percezione di formalità senza modificare il valore legale — resta una firma semplice.

Lato broker: identico alla Modalità 1 (invio link + PIN).

Lato cliente:

1. Apre il link e inserisce il PIN
2. Scorre il documento
3. Nel riquadro firma, traccia la firma con il dito (mobile) o con il mouse/trackpad (desktop)
4. Conferma la firma

Utilizzo consigliato: quando il cliente preferisce una firma visivamente riconoscibile ma non serve il livello probatorio della FEA.

Modalità 3 — FEA con OTP via SMS

La modalità FEA più diffusa: identificazione del firmatario tramite documento d'identità, selfie e codice OTP inviato via SMS sul numero di telefono registrato.

Lato broker:

1. Nella scheda cliente assicurati che ci siano email, numero di telefono cellulare e codice fiscale validi. Per un'azienda serve il codice fiscale personale del legale rappresentante: se manca o non è valido la firma non parte, e il messaggio dice cosa aggiornare (Codici fiscali del cliente)
2. Crea il preventivo (o l'istruttoria) e avvia il flusso documenti
3. Nell'invio del preventivo con firma elettronica scegli FEA, perché nessuna delle due firme è già selezionata, e in Cosa vuoi far firmare scegli quali allegati PDF firma il cliente e dove (Dove firma il cliente). La polizza e i documenti successivi si mandano in firma dal riquadro Firma elettronica della polizza in Amministrazione, con lo stesso passo
4. Brokero crea automaticamente un dossier nel servizio FEA
5. Il cliente viene registrato come firmatario con i suoi dati (nome, codice fiscale, email, telefono); per un'azienda nome e codice fiscale sono quelli del legale rappresentante
6. Monitora lo stato del dossier dalla scheda del preventivo o dell'istruttoria

Lato cliente:

1. Riceve un'email di notifica con il link al documento da firmare
2. Apre il link e viene guidato attraverso l'identificazione:
   • Carica fronte e retro del documento d'identità (carta d'identità, patente o passaporto)
   • Scatta un selfie per il riconoscimento biometrico
3. Accetta i punti firma: sugli allegati sono quelli messi dal broker all'invio, e su ogni PDF senza punti uno in fondo all'ultima pagina
4. Riceve un codice OTP via SMS sul numero registrato
5. Inserisce l'OTP nella pagina di firma
6. La firma viene applicata al documento
7. Riceve via email il PDF firmato

Ciclo di vita del dossier:

Bozza → Creato → Notificato → In firma → Firmato
  → Generazione PDF → PDF Caricato → PDF Inviato → Completato

Lo stato Errore può comparire in qualunque fase (ad esempio OTP non valido, documento non leggibile, identificazione fallita). Il broker viene notificato e può riprovare creando un nuovo dossier.

→ Ciclo di vita completo del dossier

Utilizzo consigliato: sottoscrizione di polizze, mandati di brokeraggio, moduli di adeguatezza e qualsiasi documento che comporti l'assunzione di obblighi contrattuali o il trasferimento di fondi.

Modalità 4 — FEA con SPID

Variante operativa della FEA dove l'identificazione avviene tramite il Sistema Pubblico di Identità Digitale al posto di documento e selfie.

Lato broker: identico alla Modalità 3 FEA OTP, con gli stessi dati nella scheda cliente: email, telefono e codici fiscali.

Lato cliente:

1. Riceve l'email di notifica e apre il link
2. Seleziona il proprio provider SPID (PosteID, Aruba, InfoCert, Namirial, ecc.)
3. Esegue il login SPID con le credenziali del provider
4. Accetta i punti firma
5. Completa la firma, tipicamente confermando tramite notifica push sull'app del provider SPID
6. Riceve via email il PDF firmato

Utilizzo consigliato: clienti che hanno già SPID attivo e preferiscono non caricare documenti. Stesso valore legale della FEA OTP.

Cosa viene registrato alla firma

Indipendentemente dalla modalità scelta, Brokero registra automaticamente:

• Metodo utilizzato (FES click, disegnata, FEA OTP, FEA SPID)
• Nome ed email del firmatario
• Indirizzo IP del dispositivo
• Data e ora della firma
• Dati della firma (immagine della firma disegnata, token FEA, riferimento dossier)

Queste informazioni garantiscono tracciabilità e validità legale e sono consultabili dalla scheda del preventivo o dell'istruttoria.

Quando usare ciascuna modalità

Esigenza	Modalità consigliata
Raccolta privacy e consensi marketing	FES click o disegnata
Informativa precontrattuale, telematici	FES click
Mandato di brokeraggio	FEA OTP o SPID
Sottoscrizione polizza	FEA OTP o SPID
Modulo di adeguatezza	FEA OTP o SPID
Cliente senza cellulare italiano	FES disegnata o FEA SPID
Cliente con SPID attivo	FEA SPID

Regola generale: usa la FEA ogni volta che il documento comporta l'assunzione di obblighi contrattuali o il trasferimento di fondi; per tutto il resto la FES è sufficiente.

Approfondimenti

• Firma Elettronica — differenze legali FES e FEA — valore probatorio, ciclo di vita completo, flusso OTP dettagliato
• Firma e PDF del preventivo — metodi di firma sul preventivo e allegati
• Flusso documenti dell'istruttoria — firma dei documenti precontrattuali