Preventivi per i titoli in scadenza

Brokero ti prepara da solo i preventivi per i pagamenti che stanno per scadere. Li trovi già pronti, in bozza, come promemoria da rivedere e inviare tu: la bozza non parte mai da sola.

Quando nasce una bozza

Ogni notte Brokero guarda i titoli non ancora incassati la cui decorrenza cade nei prossimi 30 giorni, e per ciascuno prepara una riga di preventivo. Vale per i rinnovi come per i ratei.

Entrano:

• i ratei delle polizze frazionate (semestrali, quadrimestrali, trimestrali);
• il primo titolo dell'annualità successiva di un pluriennale, fino alla scadenza del contratto;
• il primo titolo del rinnovo tacito.

Brokero non ragiona per polizze in scadenza ma per titoli già nati: i titoli nascono una frazione prima di essere dovuti, già con gli importi, quindi il titolo da pagare c'è già quando il preventivo serve. Per questo la temporanea, che ha un titolo solo, non ne prepara altri, e il tacito prepara la bozza quando il titolo del rinnovo esiste. Col tacito vale lo stesso: la bozza nasce 30 giorni prima della scadenza anche se il termine di recesso è più lungo, e con un recesso più breve nasce quando nasce il titolo del rinnovo.

Restano fuori:

• i rinnovi senza tacito: non si sa se saranno un rinnovo o una nuova emissione, né con quale compagnia o premio. Per quelli resta l'avviso di scadenza di sempre;
• le polizze sospese, disdettate, cessate e annullate;
• i titoli già incassati.

Nota: la funzione è accesa per tutti. Si spegne per il tuo libro dalla tab Preventivi delle Impostazioni.

Un preventivo per cliente

I titoli dello stesso cliente che cadono nella finestra stanno nella stessa bozza, una riga per titolo, anche di compagnie diverse. Un titolo che cade più in là ha la sua bozza al suo turno.

A chi arriva la bozza

In un'organizzazione la bozza nasce nel libro della polizza, a nome del Referente della polizza, il collaboratore che l'Amministrazione sceglie nell'editor della polizza. La trova lui fra i suoi preventivi, ne è l'autore e riceve la notifica.

Se la polizza non ha un referente, o il referente non fa più parte del team, la bozza va al proprietario della polizza. Il proprietario si decide quando la polizza nasce: è chi ha creato il preventivo da cui viene la richiesta, chi l'ha registrata dall'Amministrazione o chi ha lanciato l'importazione. Sulle polizze importate o registrate dall'Amministrazione è quindi l'amministratore, anche quando il cliente lo segue un collaboratore: per farle arrivare a lui serve il referente.

Un cliente con polizze seguite da due referenti riceve due bozze, una a nome di ciascuno. Le polizze dello stesso referente stanno nella stessa bozza, anche se i proprietari sono diversi. Nel libro personale la bozza è sempre tua.

Il referente conta quando la bozza nasce. Se poi l'Amministrazione lo cambia o lo toglie, la bozza già preparata resta a chi l'ha ricevuta, e Brokero non ne prepara un'altra per le stesse scadenze.

Che cosa contiene

Ogni riga copia dal titolo e dalla polizza prodotto, compagnia, MGA, rischio, coperture, collaborazione, veicolo se è motor, gli importi del titolo, il numero della polizza e la decorrenza del titolo. L'onorario di quella frazione entra nella riga quando è tuo.

La tipologia di emissione è quella del titolo:

Titolo	Tipologia
Rateo di una polizza frazionata	Rateo semestre, Rateo quadrimestre o Rateo trimestre, secondo il frazionamento
Primo titolo dell'annualità successiva di un pluriennale	Annualità di polizza pluriennale
Primo titolo di una riga nata dal rinnovo tacito	Rinnovo polizza

Sui rinnovi gli importi sono quelli dell'annualità precedente: la riga lo dice con Premi da aggiornare con quelli della compagnia.

La bozza nasce senza metodi di pagamento: li scegli tu.

Una bozza fatta solo di ratei e di annualità di un pluriennale non ha scadenza e non scade mai, come ogni preventivo fatto solo di rate: si invia senza firma e senza MUP, salvo quando raccoglie privacy o mandato non ancora dati dal cliente. Una bozza con un rinnovo vale 30 giorni dalla decorrenza del titolo, non dalla creazione; con più righe vale la decorrenza più lontana, così il preventivo non scade prima che l'ultima riga sia dovuta. Lasciata ferma, scade come le altre.

Come la trovi

• Una notifica nella campanella, Preventivo pronto per cliente: scade il data, che apre la bozza. La data è la scadenza del preventivo, quella che la scheda mostra accanto alla data di creazione: 30 giorni dopo la decorrenza più lontana. Per una bozza senza scadenza, fatta solo di rate, la notifica è Preventivo pronto per cliente. Le date dei pagamenti le dice l'avviso in cima alla bozza. La notifica non si ripete per la stessa bozza.
• Quando nella stessa notte Brokero ti prepara più di tre bozze, al posto di una notifica per bozza ne ricevi una sola, N preventivi pronti per i pagamenti in scadenza, che apre l'elenco Preventivi col filtro Generati dalla scadenza già scelto. Fino a tre, una per bozza.
• Nell'elenco Preventivi la bozza porta l'etichetta Generato dalla scadenza, e il filtro accanto a quello dello stato, Generati dalla scadenza, le trova tutte.
• Nello Scadenzario, sulla riga del titolo o della polizza in attesa di rinnovo, Apri preventivo.

Aperta, la bozza porta in cima l'avviso Preparato da Brokero per i pagamenti in scadenza il data. Controlla gli importi: i premi dei rinnovi sono quelli dell'annualità precedente, con «dal … al …» quando le scadenze sono più di una. Ogni riga dice la scadenza a cui si riferisce e apre la sua polizza. L'avviso sparisce quando il preventivo viene inviato.

Se un pagamento viene incassato o la polizza si ferma

La bozza segue i titoli. Quando la apri, o la modifichi, Brokero toglie le righe il cui titolo nel frattempo è stato incassato, o la cui polizza è stata sospesa, disdettata, cessata o annullata, e ricalcola i totali e la scadenza del preventivo sulle righe che restano. Se restano solo ratei e annualità la bozza perde la scadenza, e la perde anche una bozza di sole rate preparata quando la scadenza l'avevano tutte. Le righe che hai aggiunto tu restano. Lo stesso controllo si ripete quando la invii o generi il link, così una riga già pagata non arriva al cliente. Vale anche per la bozza scaduta senza essere mai partita: aprendola trovi solo le righe ancora da pagare.

Se se ne va la riga con la decorrenza più lontana di una bozza che ha una scadenza, la scadenza del preventivo si conta dalla decorrenza più lontana fra quelle che restano, e può essere già passata. Una bozza così non si invia, perché il cliente aprirebbe un link scaduto: Invia dice quando è finita la validità e porta a Modifica, dove allunghi Validità (giorni). I giorni si contano da quella decorrenza, non da oggi: accanto al campo il wizard dice la data in cui il preventivo scadrà, e se è già passata. Finché resta nel passato la modifica non si salva, perché la bozza scadrebbe coi metodi di pagamento scelti e perderebbe Modifica.

Una bozza mai inviata che intanto è passata a Scaduto conserva Modifica. Salvala con una validità che finisce nel futuro e torna in Bozza, pronta da inviare; con una che resta nel passato non si salva. Se è fatta solo di rate non ha validità da allungare: salvata, torna in Bozza. Un preventivo scaduto dopo essere stato inviato resta com'è: per riproporlo lo duplichi. Lo stesso vale per una bozza scaduta a cui avevi già scelto i metodi di pagamento, perché Brokero non sa più dire se è partita.

Se non resta nessuna riga di quelle scadenze, la bozza resta, con le righe che hai aggiunto tu, e in cima porta I pagamenti di questa bozza sono stati incassati o la polizza non è più in corso: puoi eliminarla. La elimini dall'elenco Preventivi; una bozza rimasta senza nessuna riga non si invia. Brokero ricorda comunque che quelle scadenze sono state preparate: la notte non rifà la bozza, nemmeno se la polizza torna in corso.

Come la completi e la invii

Correggi gli importi, completa quello che manca (metodi di pagamento, raccolta dati, documenti) da Modifica, e invia con i passi di sempre. A mano restano l'invio al cliente, la firma, i consensi e i documenti, la raccolta dati collegata e la scelta dei metodi di pagamento.

Attenzione: senza almeno un metodo di pagamento il preventivo non si invia e il link non si genera: Invia porta alla modifica, dove i metodi si scelgono.

Apri preventivo e Crea preventivo

Su ogni riga delle due tabelle dello Scadenzario, nel CRM e nell'Amministrazione, e sui titoli della scheda della polizza c'è un pulsante per il preventivo di quella scadenza:

• Apri preventivo se un preventivo è collegato alla scadenza, generato da Brokero o creato da Crea preventivo. Lo apre in qualunque stato sia: bozza, inviato, firmato, scaduto. Più righe dello stesso cliente possono aprire lo stesso preventivo.
• Crea preventivo se non c'è. Apre il wizard di creazione col cliente già scelto e la riga già compilata: tipologia, numero della polizza, decorrenza del titolo, importi. Su una riga dell'onorario vale il premio dello stesso giorno; su una polizza in attesa di rinnovo la riga è il rinnovo, con gli importi dell'ultimo titolo, o l'annualità di polizza pluriennale se il contratto prosegue oltre quella scadenza. La bozza esiste solo quando salvi il wizard.

Il preventivo salvato da Crea preventivo è collegato alla scadenza come quelli di Brokero: la riga mostra Apri preventivo, e la notte non ne prepara un secondo. Un titolo di regolazione non ha il pulsante.

La riga della scadenza vale per il cliente della polizza: se scegli un altro cliente, nel wizard di creazione o in quello di modifica, il salvataggio la rifiuta finché non la togli.

Se cancelli la bozza

La bozza cancellata non rinasce: per ogni titolo Brokero ricorda che il preventivo è già stato preparato. La riga dello Scadenzario torna a Crea preventivo, e lo stesso succede se dal preventivo togli la riga di quella scadenza, o se il contraente della polizza cambia: il preventivo resta al cliente di prima, e quello per il nuovo contraente lo crei tu da Crea preventivo.

Duplicando un preventivo la copia è un preventivo nuovo: non è collegata a nessuna scadenza e vale dalla creazione.