Flusso Documenti
Il flusso documenti a due fasi del preventivo di Brokero con assegnazione flessibile dei documenti e condivisione PIN.
Flusso a due fasi
Il preventivo utilizza un flusso documenti a due fasi separate, ognuna con il proprio link PIN-protetto:
| Fase | Contenuto | Scopo |
|---|---|---|
| Fase 1 (Pre-signing) | Privacy, Telematici, Mandato, Richieste Esigenze, Questionario Assuntivo | Raccogliere consensi e dati prima di mostrare il preventivo |
| Fase 2 (Preventivo) | Visualizzazione preventivo, firma | Presentare la proposta e raccogliere la firma |
Documenti disponibili
Fase 1 — Documenti pre-firma
| Documento | Descrizione | Template |
|---|---|---|
| Privacy | Informativa GDPR Art. 13/14 | Selezionabile da template privacy |
| Telematici | Autorizzazione strumenti telematici | Testo standard |
| Mandato | Mandato di brokeraggio | Selezionabile da template mandato |
| Richieste Esigenze | Questionario demands & needs | Da template questionario |
| Questionario Assuntivo | Questionario specifico per prodotto | Schema dal prodotto o rischio |
Fase 2 — Preventivo
La Fase 2 comprende:
- Visualizzazione del preventivo completo (prodotti, premi, metodi pagamento)
- Raccolta della firma del cliente. Con la firma elettronica il cliente firma in un unico documento i documenti generati e gli allegati PDF scelti all'invio (Cosa firma il cliente)
Assegnazione flessibile dei documenti
Ogni documento può essere assegnato alla Fase 1 o alla Fase 2:
| Documento | Default | Può essere spostato in |
|---|---|---|
| Privacy | Fase 1 | Fase 2 |
| Telematici | Fase 1 | Fase 2 |
| Mandato | Fase 1 | Fase 2 |
| Richieste Esigenze | Fase 1 | Fase 2 |
| Questionario | Fase 1 | Fase 2 |
Questo permette di adattare il flusso alle esigenze operative: ad esempio, spostare la privacy nella Fase 2 se si vuole raccoglierla insieme al preventivo.
Opzioni pre-signing (Fase 1)
Quando configuri la Fase 1, puoi attivare/disattivare ogni documento con un toggle:
- Mandato — Includi il mandato di brokeraggio
- Richieste Esigenze — Includi il questionario richieste esigenze
- Questionario Assuntivo — Includi il questionario assuntivo
- Privacy — Includi l'informativa privacy
- Telematici — Includi l'autorizzazione telematici
Per mandato e privacy puoi selezionare il template specifico da utilizzare.
Condivisione PIN
Fase 1
Genera il link Fase 1 per ottenere:
- Un URL univoco per il cliente
- Un PIN a 6 cifre da comunicare separatamente
Invia link e PIN al cliente. Il cliente procede attraverso i documenti in ordine sequenziale.
Progressione Fase 1
Dalla scheda del preventivo puoi monitorare a che punto è il cliente:
| Progresso | Significato |
|---|---|
| Non richiesta | Il broker ha scelto di non inviare documenti pre-firma |
| In attesa | Link generato, il cliente non ha ancora iniziato |
| Privacy | Il cliente sta accettando la privacy |
| Mandato | Il cliente sta firmando il mandato |
| Richieste Esigenze | Il cliente sta compilando le richieste esigenze |
| Questionario | Il cliente sta compilando il questionario assuntivo |
| Telematici | Il cliente sta accettando i telematici |
| Completata | Fase 1 terminata con successo |
Quando la Fase 1 arriva a Completata, chi ha creato il preventivo riceve una notifica nella campana («nome del cliente ha completato i documenti del preventivo», con l'elenco dei documenti richiesti) che apre la scheda del preventivo. Arriva una volta sola, all'ultimo passo, anche con il canale in-app spento nelle preferenze. Nella modalità «tutto in un link» non c'è: lì i documenti precedono la firma, e la firma avvisa già con «Documento firmato».
Fase 2
Una volta completata la Fase 1 (o se non richiesta), genera il link Fase 2:
- Un URL di condivisione per il preventivo
- Un PIN a 6 cifre separato
Dalla scheda del preventivo puoi vedere lo stato della Fase 2:
| Progresso | Significato |
|---|---|
| In attesa | Link generato, non ancora aperto |
| In visualizzazione | Il cliente sta guardando il preventivo |
| Completata | Il cliente ha completato la visualizzazione |
Pre-compilazione risposte
Il broker può pre-compilare le risposte ai questionari prima di inviare il link al cliente:
- Richieste Esigenze — Pre-compila le risposte al questionario demands & needs
- Questionario Assuntivo — Pre-compila le risposte al questionario tecnico
Il cliente vedrà i campi già compilati e potrà modificarli o confermarli.
Documenti richiesti dal questionario
Se il questionario assuntivo contiene richieste di documenti, la card Risposte Questionario Assuntivo della scheda del preventivo mostra sotto ogni richiesta i file caricati, con nome, data e ora di caricamento e chi li ha caricati. Da qui puoi caricare un file con Carica documenti, aprirlo con Apri, toglierlo con la X e scaricare tutto con Scarica documenti, con le stesse regole della raccolta dati.
Preventivo creato da una raccolta dati: domande e risposte vengono copiate nel preventivo come fotografia di ciò che il cliente ha reso; i documenti no. Il preventivo mostra gli stessi file della raccolta, senza copie: un file caricato da una delle due schede compare subito nell'altra e scaricarli da una delle due li cancella per entrambe. Dopo lo scarico tutte e due le viste mostrano «scaricato il …».
Preventivo senza raccolta dati: ogni prodotto ha il suo questionario e i suoi documenti, caricati dal cliente nella Fase 1 del link pubblico. Due prodotti con lo stesso modello di questionario tengono i documenti separati.
Quando si blocca: caricamento e rimozione richiedono il permesso di modifica sul preventivo e si fermano quando il preventivo è firmato o quando il questionario è stato firmato con FEA (in Fase 1, in Fase 2 o nella raccolta dati collegata). Lo scarico resta possibile anche dopo. Il questionario già completato dal cliente non blocca: un documento può arrivare per altra via anche dopo la risposta.
Nel PDF del questionario compare l'elenco Documenti consegnati, con «non consegnato» sulle richieste rimaste senza file.