Brokero Amministrazione
L'area contabile: polizze, titoli, movimenti, estratti.
L'Amministrazione si apre su back.brokero.it, con le stesse credenziali del CRM, ed è riservato all'amministrazione: gli amministratori dell'organizzazione e l'intermediario che lavora in modalità personale.
Che cos'è l'Amministrazione
L'Amministrazione è la parte contabile di Brokero. Il CRM segue il cliente fino alla firma; l'Amministrazione tiene i conti di quel contratto per tutta la sua vita: quanto è stato emesso, quanto il cliente ha pagato, quanto è stato girato alla compagnia, quanta provvigione resta.
Quattro idee reggono tutto il resto.
Una polizza per annualità. Ogni annualità è una riga a sé, collegata a quella che la precede. Il rinnovo non sovrascrive il contratto dell'anno prima: lo affianca, e la catena tiene insieme la storia del rischio.
I titoli. Ogni scadenza di premio produce un titolo con lordo, netto, imposte, provvigione attiva e provvigione passiva. Il titolo è l'unità minima dei conti: si incassa, si gira, si rendiconta.
Il conto separato. I premi incassati dai clienti e i versamenti alle compagnie transitano per il conto separato. Ogni movimento va imputato ai titoli che salda, e quello che non quadra resta visibile invece di sparire.
Gli estratti derivati. L'estratto conto di una collaborazione non è una tabella archiviata: si ricalcola dai titoli e dai movimenti a ogni lettura, quindi riflette sempre lo stato del momento.
Chi accede all'Amministrazione
Vi entra chi ha il ruolo di amministratore dell'organizzazione, oppure l'intermediario che lavora in modalità personale. I membri di Sezione E restano fuori, qualunque sia il loro set di permessi, e per loro l'indirizzo dell'Amministrazione risponde «Accesso negato».
Le voci della barra laterale
| Voce | Che cosa contiene |
|---|---|
| Dashboard | Il quadro del giorno: che cosa c'è da fare e che cosa è rimasto in sospeso. |
| Clienti | Le anagrafiche dei contraenti viste dal lato amministrativo. |
| Polizze | Il portafoglio, una riga per contratto, con le annualità e i titoli di ciascuna. |
| Veicoli | I veicoli assicurati e le polizze motor che li coprono. |
| Sinistri | Le pratiche aperte presso le compagnie, ciascuna agganciata all'annualità in cui cade l'evento. |
| Scadenze | I titoli da incassare e le polizze che aspettano il rinnovo, nella finestra scelta. |
| Movimenti | Le entrate e le uscite del conto separato, con l'imputazione ai titoli. |
| Estratti conto | Il conto con ogni controparte per periodo, con le girate e le provvigioni da saldare. |
| Fatture | Le fatture da emettere ai clienti e alle collaborazioni, i dati da copiare e il registro di quelle emesse. |
| Collaborazioni | Le controparti dei rapporti di collaborazione e le regole del loro estratto. |
| Compensi segnalatori | Quanto è maturato a ciascun segnalatore nel periodo scelto, sulle partite incassate. |
| Manuale | Questa sezione della documentazione. |
| Impostazioni | I parametri dell'intermediario e del conto separato e l'esportazione dei dati del libro. |
La Dashboard
È la pagina che si apre entrando, e risponde a quattro domande diverse.
Le statistiche del mese e dell'anno. Premi raccolti, provvigioni attive, provvigioni passive, onorari propri e partite senza aliquota, ciascuna col valore del mese scelto in alto e, sotto, quello dell'anno solare che lo contiene. La competenza è la data di incasso, la stessa degli estratti: la Dashboard dice quello che gli estratti dicono. Le partite senza aliquota hanno un riquadro proprio perché quel numero manca a entrambe le somme provvigionali, che quindi non sono complete finché ce n'è una.
Da fare. Quattro contatori che portano all'elenco corrispondente: richieste da evadere, titoli senza comunicazione, regolazioni attese, estratti da saldare. Non sono una statistica, sono lavoro che aspetta.
Conto separato. Saldo, quota di terzi e quota propria, col collegamento al Trasferimento del mese.
Le due code. Gli incassi da perfezionare, cioè le ricevute emesse per cui manca ancora la polizza o la registrazione dell'incasso, e le comunicazioni di copertura da inviare, cioè i titoli riscossi da te e incassati il cui destinatario non ha ancora avuto l'avviso che fa scattare la copertura. Stanno qui perché nessun'altra schermata le ricorda: il denaro della prima è in banca e non nel registro, la seconda è una pendenza che il sistema non chiude da sé.
Attenzione: Invia tutte mette in coda una mail per ciascun destinatario, verso partner esterni, e la coda non si annulla. La conferma dice quante mail partono, su quanti titoli, e quanti titoli restano fuori perché il destinatario non è ancora indicato sulla polizza.
Un clic sulla riga apre la scheda della polizza, con la riga di quel titolo evidenziata fra i Titoli dell'annualità: lì sta l'invio singolo con la sua anteprima. Sulla riga c'è anche Segna come comunicata, per l'avviso già dato con altri mezzi (telefono, email personale, portale della compagnia). Confermata la data, Brokero non manda niente e la riga esce dalla coda e dal contatore. Non c'è un comando per segnarle tutte in una volta: chiudere in blocco comunicazioni mai partite è troppo facile da sbagliare.
Il rapporto con il CRM
Front e back leggono lo stesso archivio, ma a scrivere è solo il back. Quando dal CRM serve una polizza nuova, il front non la crea: invia una richiesta con i campi già compilati e l'amministrazione la lavora qui. Nel CRM la polizza è in sola lettura: niente cambio di stato, niente correzione di importi, niente registrazione dell'incasso.
Le pagine del manuale
- Polizze: le richieste, la creazione della polizza, la scheda del contratto e i titoli.
- Movimenti: il registro del conto separato, le quattro schermate della registrazione e l'imputazione ai titoli.
- Estratti conto: il conto con ogni controparte, i tre comandi di saldo e il trasferimento del mese.
- Fatture: le fatture da emettere ai clienti e alle collaborazioni, e il registro di quelle emesse.
- Scadenze: i titoli da incassare e le polizze che aspettano il rinnovo.
- Sinistri: il registro delle pratiche aperte presso le compagnie.
- Clienti, veicoli e collaborazioni: le anagrafiche condivise col CRM e la richiesta di creazione polizza.
- Compensi dei segnalatori: quanto è maturato a ciascun segnalatore in un periodo.
- Importazione dal gestionale: clienti, compagnie, rischi, veicoli e polizze in corso del gestionale che usavi, che porta in Brokero lo staff.