Importazione dal gestionale

Chi arriva da un altro gestionale non importa i dati da solo. Clienti, compagnie e intermediari, rischi, veicoli e polizze in corso li porta nel tuo libro lo staff di Brokero, per conto tuo.

Come si chiede

Scrivi a staff@brokero.it e manda i file esportati dal gestionale: CSV o Excel .xlsx, anche più di uno e anche con più fogli. I vecchi .xls, i fogli .ods di LibreOffice e i PDF Brokero non li legge: aprili in Excel e salvali come .xlsx o come CSV.

Per leggere le colonne l'importazione può usare l'assistente, un modello di linguaggio che vede la forma dei file e non i dati: le intestazioni, il tipo di dato di ogni colonna e i valori delle colonne a elenco come compagnia, ramo o frazionamento. Non riceve nomi, codici fiscali, partite IVA, indirizzi, telefoni, email, targhe, importi né date delle righe.

Che cosa entra nel libro

I clienti entrano come persone o aziende, con i dati anagrafici e i recapiti che il file dà, e con loro le compagnie e gli intermediari a monte, i rischi e i veicoli. Un cliente che nel libro c'è già, con lo stesso codice fiscale o la stessa partita IVA, non si duplica: le sue polizze si collegano a lui.

Delle polizze entrano quelle in vigore, all'annualità in corso oggi, una riga per contratto, come se le creassi a mano, con i loro titoli. Restano nel vecchio gestionale i sinistri, le annualità e i titoli passati e le provvigioni passive.

Le polizze importate

Sulla scheda della polizza la testata dice Importata il con la data. I titoli con la decorrenza fino alla data scelta all'importazione, quelli già regolati nel gestionale di provenienza, nascono chiusi: incassati, girati e saldati. Restano aperti quelli che il file dà come non pagati, per esempio insoluti, e la provvigione di un lato di cui il file non dice l'aliquota, che si indica dopo. I titoli chiusi portano Regolato all'importazione e non compaiono fra le fatture da emettere. Gli altri si incassano come sempre.

Subito dopo l'importazione Brokero fa su ogni polizza il controllo del calendario che altrimenti farebbe la notte: col tacito rinnovo e il termine di recesso già passato nasce la riga del rinnovo.

Se qualcosa non torna

Scrivi allo stesso indirizzo. Un'importazione si annulla: toglie dal libro quello che ha creato e lascia quello su cui nel frattempo si è lavorato, come una polizza con un sinistro, una firma, un documento in archivio o un incasso registrato a mano, insieme al suo cliente. Le modifiche fatte a mano sulle righe importate vanno perse.

I contatti del CRM

L'importazione dei contatti resta a te, ed è un'altra cosa: carica un elenco di lead da un file CSV o Excel, senza polizze. Sta nel CRM, nell'elenco dei clienti, col pulsante Importa CSV/XLSX; dall'Amministrazione lo stesso pulsante ci porta.