Clienti, veicoli e collaborazioni

Clienti, veicoli e collaborazioni sono gli unici archivi che Amministrazione e CRM scrivono entrambi. Una modifica fatta qui si vede subito là, e viceversa: è la stessa anagrafica, non una copia. Le tre voci portano le stesse schermate del CRM, ferme su quello che serve all'amministrazione.

Clienti

L'elenco si apre filtrato sulle anagrafiche che sono davvero clienti, cioè quelle che hanno almeno una polizza, come contraente o come pagatore, e l'interruttore sopra l'elenco lo dice: Solo i clienti. Acceso, la scritta diventa Tutte le anagrafiche e l'elenco mostra anche i lead. La ricerca lavora su nome, email, codice fiscale e partita IVA.

Dall'Amministrazione restano fuori le parti del lavoro commerciale: la pipeline delle trattative e l'assegnazione agli intermediari sono lavoro del CRM. L'importazione dei contatti da file resta anch'essa una pagina del CRM, e il pulsante ci porta. Il portafoglio del gestionale di provenienza lo porta invece lo staff di Brokero: si chiede a staff@brokero.it, come spiega Importazione dal gestionale.

La scheda del cliente mostra informazioni, polizze, documenti, veicoli, anagrafica secondaria, note, tag e campi personalizzati. Le polizze si mostrano per contratto, una riga per catena di rinnovo, come nell'elenco Polizze: il CRM le elenca per annualità, l'amministrazione le gestisce per contratto. Nuova, in alto nel riquadro delle polizze, apre la creazione della polizza con il cliente già scelto come contraente.

Un'anagrafica cliente serve anche dentro la creazione di una polizza: contraente, assicurati, beneficiari, pagatore e veicoli si scelgono fra quelle che esistono oppure si creano lì, senza uscire dalla schermata. Un cliente che è contraente o pagatore di una polizza non si cancella finché la polizza lo indica.

Veicoli

Ogni veicolo porta targa, tipologia, descrizione, cliente, proprietario e data di inserimento, e la ricerca lavora su targa, descrizione e cliente. Cliente e proprietario si mostrano entrambi, perché non sono sempre la stessa persona.

I veicoli sono i beni assicurati che il sistema sa identificare: un veicolo si indica sulla polizza nella sezione Soggetti, e da lì si ritrova nella scheda del cliente.

Cliccando la riga di un veicolo, o la sua scheda, si apre sopra l'elenco lo Storico polizze: tutte le polizze che lo hanno assicurato, in un elenco solo dalla più recente, ognuna con rischio, compagnia, numero e periodo. Un veicolo può averne più d'una nello stesso periodo, per esempio garanzie diverse sullo stesso mezzo, e compaiono tutte. Ogni riga apre la scheda della polizza. Il nome del cliente porta sempre alla sua scheda e la matita apre la modifica del veicolo, come prima. L'elenco è lo stesso nel CRM.

Collaborazioni

Le collaborazioni sono le controparti dei rapporti, in tre schede come nel CRM: i partner con cui si distribuisce (Orizzontali, Sezione A/B), i collaboratori di Sezione E (Verticali) e i Rapporti diretti con le compagnie, senza intermediari a monte. Il modale di creazione e modifica porta i dati anagrafici, i recapiti per la comunicazione di incasso, la banca e la verifica IVASS.

In Amministrazione l'elenco delle collaborazioni ha un campo che sul CRM non serve: Periodicità dell'estratto conto, cioè ogni quanto si chiude l'estratto con quella controparte. I valori sono Settimanale, Ogni dieci giorni, Quindicinale e Mensile; assente vale mensile. È la cadenza con cui la voce Estratti conto ritaglia i periodi di quella controparte.

Gli inviti alle subutenze di Sezione E restano lavoro del CRM: dall'Amministrazione non si invita e non si revoca nessuno, e la scheda Verticali non mostra lo stato del collegamento. Un collaboratore verticale creato da qui nasce senza invito, come un'anagrafica qualunque, e l'invito, se serve, parte poi dal CRM. Nelle tendine della polizza, dei titoli e dei movimenti compare comunque, invitato o no: conta il rapporto in anagrafica, non l'utenza.

Nota: sul rapporto non ci sono aliquote e non c'è nessuna meccanica di saldo. Le aliquote stanno tutte sulla polizza, e se trattenere le provvigioni o farsele pagare a parte si decide al momento di saldare l'estratto.

Accanto alle tre schede delle collaborazioni la pagina ne ha una quarta, Segnalatori, come nel CRM. Non è un elenco di collaborazioni ma una rubrica a parte: le persone e le società che segnalano clienti senza essere intermediari, con nome o denominazione, codice fiscale, partita IVA, indirizzo, IBAN e recapiti. Un segnalatore non ha periodicità dell'estratto conto, e non compare nelle tendine della polizza, dei titoli e dei movimenti né fra le controparti degli estratti conto. I dettagli stanno in Segnalatori.

La richiesta di creazione polizza

È il punto in cui i due lati si parlano, e vale la pena sapere come funziona da entrambe le parti.

Dal CRM la polizza non si crea. Il broker che ha venduto preme Chiedi creazione polizza sul prodotto del preventivo, in qualunque stato sia, e manda all'amministrazione i campi che conosce, più una nota se serve. Quella richiesta compare nella scheda Richieste della voce Polizze dell'Amministrazione, col numero di quelle in attesa accanto al nome della scheda e un contatore nella Dashboard. Arriva anche nella campana delle notifiche di ogni amministratore dell'organizzazione, come Nuova richiesta di creazione polizza con cliente e numero del preventivo: il clic apre la scheda Richieste. L'avviso non si spegne dalle preferenze, e non lo riceve chi ha fatto la richiesta.

Da qui i due esiti, e ognuno avvisa il richiedente dalla sua campana:

• Apri porta alla creazione già compilata coi campi proposti. Se il preventivo è stato modificato dopo la richiesta, sopra la schermata compare l'avviso «Il preventivo è stato modificato dopo la richiesta: controlla i dati»: i campi restano quelli della richiesta, e chi la lavora decide. Quando la polizza nasce, la richiesta si chiude, e nella scheda della polizza resta la sezione Richiesta d'origine, che dice chi l'ha chiesta e quando. Chi l'ha chiesta riceve Polizza creata dalla tua richiesta, col numero della polizza.
• Respingi chiede un motivo obbligatorio. Il richiedente lo legge nella sua pagina Polizze accanto alla richiesta respinta e nella notifica Richiesta di creazione polizza respinta, quindi il motivo va scritto pensando a lui: che cosa manca, o che cosa va corretto.

Attenzione: nel CRM le polizze sono in sola lettura. Cambio di stato, correzione degli importi, cancellazione e registrazione dell'incasso escono dal CRM senza un sostituto: chi ha bisogno di una di queste cose passa dall'amministrazione.

Impostazioni

La voce Impostazioni dell'Amministrazione porta le schede che servono all'amministrazione: Abbonamento, Dati RUI, Mezzi di incasso, cioè i modi in cui il cliente può pagare, che il titolo registra a incasso avvenuto, Comunicazione incasso, cioè i recapiti e il server con cui partono le comunicazioni di copertura, Notifiche ed Esporta i dati.

Le schede che configurano la vendita e le subutenze (documenti, MUP, firma elettronica, organizzazione) restano nel CRM. L'etichetta dell'onorario si imposta là, e l'Amministrazione la legge.

Esporta i dati

La scheda Esporta i dati prepara uno ZIP coi dati di lavoro del libro, cioè clienti, polizze e titoli: quello dell'organizzazione per chi la amministra, quello personale per chi lavora in modalità personale. I membri di un'organizzazione non esportano, perché l'esportazione è di chi vede tutto il libro.

Il pulsante Esporta i dati fa partire la preparazione, che dura da qualche secondo a qualche minuto secondo la grandezza del libro, e intanto si può lasciare la pagina. Quando lo ZIP è pronto la scheda mostra la data, il peso del file e il pulsante Scarica, che lo salva come brokero-esportazione- seguito dalla data. Lo ZIP resta lì, da scaricare anche più tardi, finché non è pronto il successivo: mentre una nuova esportazione si prepara, e anche se non riesce, la scheda continua a offrire quella di prima.

Nello ZIP ci sono quattro file:

• clienti.csv: un cliente per riga, coi dati dell'anagrafica. Codice fiscale, partita IVA e codice SDI hanno ciascuno la sua colonna.
• polizze.csv: una polizza per riga, col nome del cliente, il suo codice fiscale e la sua partita IVA, e poi compagnia, rischio, stato, date, frazionamento e importi.
• titoli.csv: un titolo per riga, col numero di polizza e la compagnia, gli importi, la data e il mezzo dell'incasso, le girate e il saldo delle provvigioni.
• LEGGIMI.txt, che riassume il contenuto.

I file si aprono con Excel. Le date sono gg/mm/aaaa e gli importi hanno la virgola. Gli identificativi interni di Brokero non ci sono: fra un file e l'altro le righe si collegano per nome, la polizza al cliente col nome e i codici del cliente, il titolo alla polizza col numero di polizza e la compagnia. Aperto col doppio clic, Excel toglie gli zeri iniziali a CAP, partite IVA e codici fatti di sole cifre: per tenerli, da Excel si usa Dati > Da testo/CSV e si impostano quelle colonne come Testo.

Nota: i documenti dell'archivio non sono nello ZIP. I file si scaricano dall'archivio della scheda del cliente o della polizza.