Gestione Polizze

Che cosa il CRM mostra di una polizza, gli stati, i titoli, lo scadenzario e il rinnovo, e dove si compiono le operazioni sul contratto.

Nel CRM la polizza si legge. A scriverla è l'Amministrazione: registrazione e comunicazione dell'incasso, cambio di stato, correzione degli importi, disdetta e cancellazione stanno lì, e dal CRM non hanno un sostituto. Qui restano la lettura del portafoglio, gli avvisi sulle scadenze e la richiesta di una polizza nuova.

Quali polizze vedi

Nell'elenco Polizze, nella scheda e nelle Scadenze vedi le stesse polizze:

da amministratore di un'organizzazione, tutte le polizze dell'organizzazione;
da membro, le tue polizze dentro l'organizzazione, più quelle di cui l'Amministrazione ti ha indicato come Referente nella polizza;
in modalità personale, solo le polizze personali.

Il referente passa alla riga nuova quando la polizza prosegue: il rinnovo tacito e le annualità successive di un pluriennale lo copiano, e con Registra rinnovo l'Amministrazione lo trova già compilato.

Il referente vede anche il cliente della polizza, come se gli fosse assegnato: lo trova nell'elenco Clienti, nella ricerca e nei selettori, ne apre la scheda, lo modifica e gli prepara un preventivo, anche con Crea preventivo dalle Scadenze. Il nome del cliente compare nell'elenco Polizze, nella scheda e nelle Scadenze. Del cliente si allarga solo l'anagrafica: le altre polizze, i preventivi e le attività che non sono tuoi restano fuori, come prima.

L'Amministrazione cambia o toglie il referente riga per riga: su una polizza rinnovata le annualità degli anni prima tengono il referente che avevano. Il cliente sparisce dai tuoi elenchi quando nessuna polizza del cliente ti indica più come referente, annualità precedenti comprese, a meno che sia tuo o assegnato a te. Fino ad allora vedi anche quelle annualità nell'elenco Polizze.

Anche gli avvisi delle scadenze della polizza arrivano al referente: vedi Notifiche automatiche.

La scheda della polizza

La testata porta il prodotto, lo stato e il settore. Sotto, in Dettagli Polizza, i dati del contratto: prodotto, numero di polizza, compagnia, MGA/Underwriter, rapporto di distribuzione, e i tre blocchi Validità (decorrenza e scadenza), Rinnovo (tacito rinnovo e giorni di recesso) e Incasso, che guarda i titoli e dice «Tutti i titoli dovuti sono incassati» oppure quanti ne restano ancora da incassare. Di lato le schede Cliente (il contraente e, se la polizza ce l'ha, il pagatore con Fattura a, cioè a chi va la fattura dell'onorario; i due nomi aprono la scheda della loro anagrafica), Bene Assicurato (i veicoli su cui è stipulata la polizza, con targa, tipologia e descrizione, solo sulle polizze che ne hanno almeno uno), Economico (premio netto, premio lordo, onorario), Segnalatore (chi ha segnalato il cliente e la percentuale del suo compenso, solo sulle polizze che ne hanno uno) e Preventivo Origine, che riporta al preventivo da cui la polizza è nata.

In fondo alla pagina il riquadro Titoli: una riga per ogni scadenza di premio, col tipo (Premio, Rateo, Fattura, Regolazione), la decorrenza, il lordo e la colonna Incassato il. Accanto al titolo del riquadro un contrassegno conta quanti titoli restano da incassare. È lì che si legge se il cliente ha pagato, e quando. In fondo alla riga di un titolo da incassare c'è Crea preventivo, oppure Apri preventivo se un preventivo è già collegato a quella scadenza: vedi Preventivi per i titoli in scadenza.

Nota: i titoli li scrive l'Amministrazione. Su una polizza vecchia, che non è ancora stata ripresa in mano, il riquadro resta vuoto: non vuol dire che il premio non sia stato incassato, vuol dire che per quel contratto i titoli non ci sono ancora. Su quelle righe il blocco Incasso mostra la data di incasso registrata allora, che è l'unico dato che se ne ha.

Stati della polizza

Stato	Che cosa dice
Attiva	La copertura è in vigore.
Sospesa	La copertura è sospesa per mancato pagamento di una frazione. Lo stato lo apre il controllo notturno passati i giorni di tolleranza, e il pagamento, anche tardivo, lo chiude.
Scaduta	La polizza è oltre la data di scadenza, o la copertura è finita prima.
Annullata	Il contratto è stato annullato.

Nessuno di questi stati si cambia dal CRM.

Attenzione: una polizza sospesa per morosità non copre l'evento accaduto durante la sospensione. Gli intervalli di sospensione si conservano tutti, e si leggono nella scheda del contratto in Polizze dell'Amministrazione: davanti a un sinistro la domanda non è come sta la polizza adesso, ma com'era il giorno dell'evento.

Nota: l'Amministrazione descrive lo stesso contratto con un vocabolario più fine, perché tiene anche la catena dei rinnovi: in vigore, sospesa, disdetta, cessata, sostituita, annullata. Una polizza con la disdetta già registrata nel CRM resta Attiva finché la copertura c'è.

Scadenzario

Per ogni polizza in essere Brokero tiene tre date e avvisa in anticipo su ciascuna:

Scadenza — quando termina la copertura
Termine di recesso — la scadenza meno i giorni di recesso configurati, sulle polizze a tacito rinnovo
Prossimo pagamento — la frazione successiva non ancora incassata, che il controllo notturno sposta avanti ogni volta che un titolo risulta pagato

Notifiche automatiche

Gli avvisi arrivano secondo le preferenze configurate:

Notifica	Default	Descrizione
Scadenza polizza	30 giorni prima	Avviso di polizza in scadenza
Scadenza pagamento	7 giorni prima	Promemoria della frazione in scadenza
Scadenza recesso	14 giorni prima	Termine per la comunicazione di disdetta

Arrivano a chi possiede la polizza e, se l'Amministrazione ha indicato un Referente diverso, anche a lui, ognuno secondo le sue preferenze e una volta sola. Aprono la scheda della polizza.

Arrivano via email e in app, nella campana delle notifiche. Un avviso in più riguarda l'incasso: quando tutti i prodotti di un preventivo risultano incassati e la ricevuta nasce da sola, chi ha in gestione quel preventivo riceve Ricevuta di incasso generata, senza doverlo chiedere. Finché l'amministrazione può ancora emettere la ricevuta a mano, quella emessa così arriva come Incasso registrato dall'amministrazione. Altri tre seguono la richiesta di creazione polizza: Nuova richiesta di creazione polizza agli amministratori quando la richiesta parte, Polizza creata dalla tua richiesta e Richiesta di creazione polizza respinta a chi l'ha chiesta. Questi ultimi sono solo in app e non si spengono dalle preferenze.

L'elenco di tutto ciò che aspetta, titoli da incassare e polizze da rinnovare, sta nella voce Scadenze del CRM, in sola lettura, e nello Scadenzario dell'Amministrazione, dove si registrano l'incasso e il rinnovo.

Frazionamento

Il frazionamento definisce quante volte il premio si paga in un anno, e con esso quanti titoli nascono:

Valore	Cadenza
Unico	Pagamento in unica soluzione, nessuna frazione successiva
Annuale	Una volta l'anno
Semestrale	Ogni 6 mesi
Quadrimestrale	Ogni 4 mesi
Trimestrale	Ogni 3 mesi

Rinnovo

Con tacito rinnovo

Brokero avvisa della scadenza e del termine di recesso, secondo i giorni configurati
Se il cliente non disdice, il contratto prosegue: l'amministrazione registra l'annualità nuova, che resta collegata a quella che la precede
L'annualità nuova compare nell'elenco con la sua decorrenza e i suoi titoli

Nota: nel CRM ogni annualità è una riga a sé, quindi dopo un rinnovo lo stesso contratto si vede due volte nell'elenco: l'annualità chiusa e quella in corso. È l'Amministrazione che le tiene insieme nella catena del contratto.

Senza tacito rinnovo

Alla scadenza la polizza passa in stato Scaduta
Per riproporre la copertura crei un preventivo nuovo: aggiungendo un prodotto per un cliente che ha già una polizza in essere sullo stesso rischio, Brokero segna la riga come rinnovo e ne riporta il numero di polizza precedente
Dal preventivo, quando serve, chiedi la creazione della polizza: non occorre aspettare la firma

Filtri e vista lista

La lista polizze si stringe con:

Ricerca — per numero di polizza, prodotto, compagnia, MGA o cliente
Stato — Tutte, Attive, Scadute, Annullate
Titoli — Con titoli da incassare tiene solo le polizze su cui resta un premio da riscuotere
Data — il giorno o il mese in cui la polizza è stata registrata
Ordinamento — per decorrenza (dalla più recente) o per scadenza (dalla più prossima)

Una polizza Sospesa compare fra Tutte e non fra le Attive: la copertura in quel momento non c'è.

Sopra l'elenco, quando ce ne sono, compare il riquadro Richieste inviate con le richieste di polizza in attesa e quelle respinte col loro motivo.